ISO 27001 im HR: Warum Informationssicherheit für Personaldaten besonders wichtig ist

HR-Abteilungen verarbeiten besonders schützenswerte Informationen: Gehaltsdaten, Bankverbindungen, Vertragsunterlagen, Bewerbungsdaten, Leistungsbeurteilungen oder Informationen zu Abwesenheiten. Gelangen solche Daten in falsche Hände, werden verändert oder sind plötzlich nicht mehr verfügbar, kann das für Mitarbeitende und Unternehmen erhebliche Folgen haben.

ISO/IEC 27001 schafft einen systematischen Rahmen für Informationssicherheit. Die internationale Norm definiert Anforderungen an ein Informationssicherheitsmanagementsystem, kurz ISMS. Ziel ist es, Informationsrisiken strukturiert zu erkennen, zu bewerten und mit geeigneten Maßnahmen zu behandeln. Die aktuell maßgebliche internationale Ausgabe ist ISO/IEC 27001:2022.

Für HR ist das besonders relevant, weil Personaldaten über den gesamten Employee Lifecycle hinweg entstehen und verarbeitet werden – von der Bewerbung über Arbeitsvertrag und Entwicklung bis zum Offboarding.

Was ist ISO 27001?

ISO/IEC 27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme.

Die Norm beschreibt Anforderungen dafür, wie Unternehmen Informationssicherheit organisatorisch steuern, Risiken bewerten und Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich verbessern können. Sie gilt grundsätzlich unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

Im Mittelpunkt stehen drei grundlegende Schutzziele:

• Vertraulichkeit: Informationen dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
• Integrität: Informationen müssen korrekt, vollständig und vor unbefugter Veränderung geschützt sein.
• Verfügbarkeit: Informationen und Systeme müssen dann verfügbar sein, wenn sie benötigt werden.

Diese drei Prinzipien werden häufig als CIA-Triade bezeichnet – Confidentiality, Integrity und Availability. ISO beschreibt sie als zentrale Grundlage eines Informationssicherheitsmanagementsystems. (ISO)

Gerade im HR-Bereich lassen sich diese Ziele unmittelbar auf den Arbeitsalltag übertragen.

Warum ist ISO 27001 für HR besonders relevant?

HR-Systeme enthalten Informationen, die für Mitarbeitende unmittelbar persönlich oder wirtschaftlich relevant sind.

Dazu gehören beispielsweise:

• Name, Adresse und Kontaktdaten,
• Bankverbindungen,
• Gehaltsinformationen,
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten,
• Arbeitsverträge,
• Bewerbungsunterlagen,
• Leistungs- und Entwicklungsdaten,
• Arbeitszeiten und Abwesenheiten,
• Zeugnisse und Bescheinigungen sowie
• gegebenenfalls besonders sensible personenbezogene Informationen.

ISO weist ausdrücklich darauf hin, dass auch Mitarbeiterdaten zu den Informationswerten gehören, deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit durch ein Informationssicherheitsmanagement geschützt werden sollen. 

Deshalb reicht es für HR nicht aus, Dokumente lediglich digital abzulegen.

Entscheidend ist, wer auf welche Daten zugreifen darf, wie Änderungen nachvollzogen werden können, wie Systeme geschützt werden und was bei einem Sicherheitsvorfall passiert.

Was bedeutet Informationssicherheit bei Personaldaten konkret?

Informationssicherheit lässt sich im HR-Alltag anhand der drei ISO-Schutzziele gut erklären.

Informationssicherheit umfasst damit weit mehr als Virenschutz oder Firewalls.

Es geht um Menschen, Prozesse und Technik. Genau diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgt ISO/IEC 27001. 

Was ist ein ISMS?

ISMS steht für Information Security Management System, auf Deutsch Informationssicherheitsmanagementsystem.

Ein ISMS ist kein einzelnes IT-Tool. Es ist ein organisatorischer Rahmen, mit dem ein Unternehmen seine Informationssicherheit systematisch steuert.

Dazu gehören beispielsweise:

• Sicherheitsrichtlinien,
• Verantwortlichkeiten,
• Risikobewertungen,
• technische und organisatorische Maßnahmen,
• Zugriffsregeln,
• Schulungen,
• Dokumentation,
• interne Kontrollen,
• Umgang mit Sicherheitsvorfällen und
• kontinuierliche Verbesserungen.

ISO/IEC 27001 verlangt unter anderem, dass Informationssicherheitsrisiken bewertet und behandelt werden und dass das Managementsystem fortlaufend gepflegt und verbessert wird. 

Für HR bedeutet das: Sicherheit wird nicht erst dann relevant, wenn ein Datenschutzvorfall passiert. Sie wird von Beginn an in Prozesse und Systeme eingebaut.

Welche HR-Prozesse sind besonders sicherheitskritisch?

Nahezu alle HR-Prozesse verarbeiten personenbezogene Informationen. Einige Bereiche sind jedoch besonders relevant.

1. Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte bündelt zahlreiche sensible Dokumente und Stammdaten.

Dazu können Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, persönliche Daten oder Gehaltsinformationen gehören.

Entscheidend sind deshalb unter anderem:

• rollenbasierte Zugriffe,
• nachvollziehbare Änderungen,
• strukturierte Dokumentenablage und
• sichere Archivierung.

Bei humera gehören beispielsweise Rollen- und Berechtigungsverwaltung sowie Historisierung und Nachvollziehbarkeit zur Personalverwaltung. (HUMERA)

2. Recruiting und Bewerberdaten

Bereits vor der Einstellung verarbeitet HR viele personenbezogene Informationen.

Lebensläufe, Zeugnisse, Kontaktdaten und Interviewbewertungen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Besonders wichtig ist dabei, dass Zugriffe nicht pauschal für alle Mitarbeitenden freigegeben werden, sondern sich an Rollen und tatsächlichen Aufgaben orientieren.

Eine integrierte Lösung wie humera Recruiting & Onboarding kann Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse innerhalb derselben HR-Umgebung abbilden. 

3. Personalstammdaten

Stammdaten bilden häufig die Grundlage zahlreicher weiterer HR-Prozesse.

Falsche oder manipulierte Informationen können deshalb Auswirkungen auf weitere Systeme haben – beispielsweise Payroll, Arbeitszeit oder Vertragsprozesse.

Die Integrität von Personaldaten ist daher ebenso wichtig wie ihre Vertraulichkeit.

4. Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Auch Arbeitszeiten und Abwesenheitsdaten sind personenbezogene Informationen.

Je nach Kontext können daraus Rückschlüsse auf Arbeitsverhalten, organisatorische Abläufe oder persönliche Situationen gezogen werden.

Unternehmen sollten daher definieren, welche Rollen welche Informationen sehen und bearbeiten dürfen.

5. Dokumentenmanagement

HR-Dokumente werden häufig erstellt, freigegeben, gespeichert und über längere Zeiträume aufbewahrt.

Eine sichere Dokumentenverwaltung sollte deshalb nicht nur Zugriffsschutz, sondern auch Nachvollziehbarkeit gewährleisten.

Bei humera werden über Smart Document Dokumente erstellt, zugeordnet und revisionssicher archiviert. 

Welche Risiken bestehen bei unzureichender Informationssicherheit im HR?

Unzureichend geschützte HR-Daten können auf unterschiedliche Weise gefährdet werden.

ISO/IEC 27001 verfolgt deshalb einen risikobasierten Ansatz. Unternehmen sollen nicht einfach überall dieselben Maßnahmen einsetzen, sondern zunächst ermitteln, welche Risiken tatsächlich bestehen und wie relevant diese für die eigene Organisation sind. 

Was hat ISO 27001 mit Datenschutz zu tun?

ISO 27001 und Datenschutz sind nicht dasselbe.

ISO/IEC 27001 konzentriert sich auf Informationssicherheit. Datenschutz beschäftigt sich insbesondere mit der rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten und den Rechten betroffener Personen.

Beide Themen überschneiden sich jedoch deutlich.

Eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt beispielsweise:

• Zugriffskontrollen,
• sichere Speicherung,
• Schutz vor Manipulation,
• dokumentierte Prozesse und
• angemessene technische sowie organisatorische Maßnahmen.

Deshalb kann ein strukturiertes Informationssicherheitsmanagement wichtige Voraussetzungen schaffen, um Datenschutzanforderungen organisatorisch und technisch umzusetzen.

Eine ISO-27001-Zertifizierung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllt sind.

Informationssicherheit ist ein wichtiger Bestandteil von Datenschutz – aber nicht dessen vollständiger Ersatz.

Ist ISO 27001 für HR-Software verpflichtend?

Nein, ISO/IEC 27001 ist nicht generell für jede HR-Software gesetzlich vorgeschrieben.

Unternehmen können die Norm freiwillig nutzen, um ein strukturiertes Informationssicherheitsmanagement aufzubauen oder von unabhängiger Stelle zertifizieren zu lassen.

Ob eine ISO-27001-Zertifizierung in einem konkreten Fall verlangt wird, kann allerdings von Kundenanforderungen, Ausschreibungen, Branchenvorgaben, Verträgen oder regulatorischen Anforderungen abhängen.

Gerade bei HR-Software kann ISO 27001 deshalb ein relevantes Auswahlkriterium sein – insbesondere dann, wenn große Mengen personenbezogener Daten verarbeitet werden.

Die entscheidende Frage sollte jedoch nicht nur lauten:

„Ist der Anbieter ISO-27001-zertifiziert?“

Sondern zusätzlich:

„Wie werden unsere konkreten HR-Daten und Prozesse tatsächlich geschützt?“

Was bedeutet eine ISO-27001-Zertifizierung?

Eine Zertifizierung bestätigt, dass ein geprüftes Informationssicherheitsmanagementsystem die Anforderungen der ISO/IEC 27001 erfüllt.

Wichtig ist dabei der sogenannte Scope, also der Geltungsbereich der Zertifizierung.

Nicht jede ISO-27001-Zertifizierung umfasst automatisch sämtliche Produkte, Standorte oder Unternehmensbereiche eines Anbieters.

Wer eine HR-Software bewertet, sollte deshalb prüfen:

• Welche Organisation ist zertifiziert?
• Welche Standorte gehören zum Scope?
• Welche Systeme und Services sind erfasst?
• Welche aktuelle Normversion gilt?
• Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Die aktuell maßgebliche internationale Normversion ist ISO/IEC 27001:2022; in Deutschland ist die aktuelle nationale Fassung DIN EN ISO/IEC 27001:2024-01. 

Welche Rolle spielen Rollen und Berechtigungen?

Rollen- und Berechtigungsmanagement ist für HR besonders wichtig.

Denn nicht jeder Mitarbeitende sollte auf dieselben Personaldaten zugreifen können.

Ein sinnvolles Konzept folgt häufig dem Prinzip:

Nur so viel Zugriff wie notwendig – und nur für die jeweilige Aufgabe.

Beispiele:

• Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten.
• Führungskräfte sehen relevante Daten ihres Teams.
• Recruiter greifen auf Bewerbungsdaten zu.
• HR-Administratoren besitzen erweiterte Berechtigungen.
• besonders sensible Informationen sind nur für ausgewählte Rollen sichtbar.

Mit der Personalverwaltung & Organisation von humera lassen sich Rollen und Berechtigungen innerhalb der HR-Umgebung abbilden. 

Damit wird das Berechtigungskonzept zu einem zentralen Baustein der Informationssicherheit – nicht nur zu einer administrativen Einstellung.

Warum ist Nachvollziehbarkeit im HR wichtig?

Informationssicherheit bedeutet auch, Veränderungen nachvollziehen zu können.

Gerade bei Personaldaten sollte erkennbar sein:

• wann Informationen verändert wurden,
• welche Version aktuell ist,
• welche Prozesse durchgeführt wurden und
• wie Dokumente entstanden oder abgelegt wurden.

Diese Nachvollziehbarkeit unterstützt nicht nur die Sicherheit, sondern auch interne Kontrollen und Compliance-Prozesse.

humera nennt für die Personalverwaltung ausdrücklich Historisierung und Nachvollziehbarkeit. Dokumente können über Smart Document außerdem revisionssicher archiviert werden. 

ISO 27001 und Cloud-HR-Software: Passt das zusammen?

Ja.

ISO/IEC 27001 ist grundsätzlich unabhängig davon anwendbar, ob Informationen auf eigenen Servern, in einer Cloud-Infrastruktur oder in hybriden Umgebungen verarbeitet werden. ISO nennt ausdrücklich papierbasierte, digitale und cloudbasierte Informationen als mögliche Schutzobjekte. 

Bei Cloud-HR-Software sollte ein Unternehmen deshalb unter anderem prüfen:

• wie Zugriffe abgesichert werden,
• wo Daten verarbeitet werden,
• welche Sicherheitsmaßnahmen bestehen,
• wie Backups organisiert sind,
• wie Berechtigungen verwaltet werden,
• welche Schnittstellen bestehen und
• wie Sicherheitsvorfälle behandelt werden.

Mehr zu den Unterschieden der Betriebsmodelle behandelt der Lexikoneintrag „Cloud oder On-Premises: Welches Betriebsmodell passt zu deiner HR-Software?“.

Der Betriebsort allein entscheidet also nicht darüber, ob ein HR-System sicher ist.

Wie sollten Schnittstellen und Datenexporte abgesichert werden?

Eine HR-Plattform ist selten vollständig isoliert.

Daten werden beispielsweise mit Payroll-Systemen, Identity-Management, Zeiterfassung oder weiteren Unternehmenssystemen ausgetauscht.

Jede Schnittstelle erweitert jedoch auch den Bereich, der sicher gestaltet werden muss.

Unternehmen sollten deshalb klären:

• Welche Systeme dürfen Daten austauschen?
• Welche Informationen werden übertragen?
• Wie erfolgt die Authentifizierung?
• Wer kann Exporte erstellen?
• Wo werden exportierte Daten anschließend gespeichert?
• Können Zugriffe nachvollzogen werden?

humera stellt im Bereich Analytics & Automatisierung unter anderem Schnittstellen, API und Datenexporte bereit. 

Gerade hier sollte Informationssicherheit nicht am Rand des HR-Systems enden.

Informationssicherheit im HR: Technik allein reicht nicht

Viele Sicherheitsvorfälle entstehen nicht ausschließlich durch technische Schwachstellen.

Auch menschliche Fehler können eine Rolle spielen:

• Zugangsdaten werden weitergegeben,
• Dokumente werden an falsche Empfänger verschickt,
• Dateien werden lokal ungeschützt gespeichert,
• Mitarbeitende reagieren auf Phishing-E-Mails,
• Berechtigungen werden nach Rollenwechseln nicht angepasst.

ISO/IEC 27001 verfolgt deshalb bewusst einen ganzheitlichen Ansatz aus Menschen, Prozessen und Technologie. 

Für HR bedeutet das:

Eine sichere HR-Software ist wichtig – aber genauso wichtig sind klare Verantwortlichkeiten, geschulte Mitarbeitende und verständliche Prozesse.

Welche Fragen sollten Unternehmen einem HR-Software-Anbieter stellen?

Bei der Auswahl einer HR-Lösung helfen konkrete Sicherheitsfragen mehr als allgemeine Aussagen wie „Unsere Software ist sicher“.

Eine mögliche Checkliste:

1. Welche Sicherheitsstandards nutzt der Anbieter?
2. Besteht eine ISO/IEC-27001-Zertifizierung und welchen Scope umfasst sie?
3. Wo werden unsere Daten verarbeitet?
4. Wie funktioniert das Rollen- und Berechtigungsmanagement?
5. Wie werden Zugriffe und Änderungen protokolliert?
6. Wie werden Daten verschlüsselt?
7. Wie funktionieren Backup und Wiederherstellung?
8. Welche Schnittstellen und APIs bestehen?
9. Wie werden Sicherheitsvorfälle behandelt?
10. Wie werden ausgeschiedene Mitarbeitende und deren Zugänge berücksichtigt?
11. Welche Möglichkeiten zum Datenexport bestehen?
12. Wie werden Dokumente und Änderungen nachvollziehbar archiviert?

Damit lässt sich Informationssicherheit wesentlich konkreter bewerten als anhand eines einzelnen Zertifikats.

Informationssicherheit mit humera: Schutz in den HR-Prozess integrieren

Bei HR-Software sollte Sicherheit nicht als separater Zusatz betrachtet werden.

Sie muss in die täglichen Prozesse integriert sein.

Die humera HR Suite verbindet Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Entwicklung und Dokumentation innerhalb einer gemeinsamen Umgebung. 

Für Informationssicherheit besonders relevant sind dabei unter anderem:

• Rollen- und Berechtigungsverwaltung,
• Historisierung und Nachvollziehbarkeit,
• zentrale Personalverwaltung,
• digitale Personalakte,
• Schnittstellen, API und Datenexporte sowie
• strukturierte Workflows.

Gerade ein integriertes System kann einen Vorteil bieten: Je weniger sensible Informationen zwischen E-Mails, Tabellen, lokalen Ordnern und verschiedenen Einzellösungen verteilt werden, desto einfacher lassen sich klare Verantwortlichkeiten und Zugriffsregeln umsetzen.

humera positioniert die Suite deshalb als gemeinsame Plattform für HR-, Dokumenten- und Organisationsprozesse statt als Sammlung voneinander getrennter Insellösungen. 

ISO 27001 im HR: Die wichtigsten Punkte im Überblick

FAQ: Häufige Fragen zu ISO 27001 im HR

Was bedeutet ISO 27001?

ISO/IEC 27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme. Er beschreibt Anforderungen, mit denen Organisationen Informationssicherheitsrisiken identifizieren, bewerten, behandeln und kontinuierlich überwachen können. 

Was sind die drei Schutzziele der ISO 27001?

Die drei zentralen Schutzziele sind Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Informationen sollen nur berechtigten Personen zugänglich sein, korrekt bleiben und dann verfügbar sein, wenn sie benötigt werden.

Warum sind HR-Daten besonders schützenswert?

HR verarbeitet zahlreiche personenbezogene Informationen wie Kontaktdaten, Gehalt, Bankverbindungen, Verträge, Bewerbungsunterlagen und Leistungsdaten. Ein unberechtigter Zugriff kann daher erhebliche Folgen für Betroffene und Unternehmen haben. ISO nennt Mitarbeiterdaten ausdrücklich als zu schützende Informationswerte. 

Ist ISO 27001 für HR-Software verpflichtend?

Nein. Eine ISO-27001-Zertifizierung ist nicht pauschal für jede HR-Software gesetzlich vorgeschrieben. Sie kann jedoch aufgrund von Branchenanforderungen, Verträgen, Ausschreibungen oder internen Sicherheitsvorgaben relevant werden.

Ist ISO 27001 dasselbe wie DSGVO?

Nein. ISO 27001 behandelt Informationssicherheit und ein systematisches Sicherheitsmanagement. Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Beide Themen überschneiden sich, aber eine ISO-27001-Zertifizierung ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung.

Welche ISO-27001-Version ist aktuell?

Die aktuelle internationale Ausgabe ist ISO/IEC 27001:2022. In Deutschland liegt sie als DIN EN ISO/IEC 27001:2024-01 vor. 

Was ist ein ISMS?

ISMS bedeutet Information Security Management System. Es ist ein organisatorisches Managementsystem, mit dem Informationssicherheitsrisiken systematisch gesteuert und Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich überprüft und verbessert werden.

Ist Cloud-HR-Software mit ISO 27001 vereinbar?

Ja. ISO 27001 gilt unabhängig davon, ob Informationen lokal, digital oder in der Cloud verarbeitet werden. Entscheidend ist, dass die Informationssicherheitsrisiken identifiziert und angemessen behandelt werden. 

Worauf sollte HR bei einer ISO-27001-Zertifizierung achten?

Besonders wichtig ist der Scope der Zertifizierung. Unternehmen sollten prüfen, ob die konkrete Software, die relevanten Standorte und die eingesetzten Services tatsächlich vom Zertifikat erfasst sind.

Wie unterstützt humera sichere HR-Prozesse?

humera bietet unter anderem Rollen- und Berechtigungsverwaltung, Historisierung und Nachvollziehbarkeit, digitale Personalakten, revisionssichere Dokumentenarchivierung sowie Schnittstellen und strukturierte Workflows. Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Zugriffe und HR-Prozesse strukturiert zu organisieren. 

Fazit: Informationssicherheit im HR beginnt mit klaren Prozessen

HR verarbeitet einige der sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Deshalb darf Informationssicherheit nicht erst bei der IT-Abteilung beginnen.

ISO/IEC 27001 bietet einen systematischen Rahmen, um Informationsrisiken zu erkennen, Verantwortlichkeiten festzulegen und Schutzmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern.

Besonders relevant sind für HR die drei Schutzziele:

Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.

In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass nur berechtigte Personen Gehalts- oder Vertragsdaten sehen, Änderungen nachvollziehbar bleiben und wichtige Personalinformationen zuverlässig verfügbar sind.

Eine moderne HR Suite wie humera kann diese Anforderungen auf Prozessebene unterstützen – etwa durch Rollen- und Berechtigungsverwaltung, Historisierung, eine zentrale digitale Personalakte und revisionssichere Dokumentenprozesse.

ISO 27001 macht Informationssicherheit zu einem kontinuierlichen Managementprozess. Genau das ist bei Personaldaten entscheidend: Schutz sollte nicht punktuell erfolgen, sondern Teil jedes HR-Prozesses sein.