Die digitale Personalakte ist eine der zentralen Informationsquellen im HR. Sie bündelt Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind – vom Arbeitsvertrag über Vertragsänderungen bis hin zu Nachweisen und bestimmten arbeitsrechtlichen Dokumenten.
In eine Personalakte gehören grundsätzlich nur Informationen und Unterlagen, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen und rechtmäßig verarbeitet werden dürfen. Private oder sachfremde Informationen haben dort nichts zu suchen. Ebenso sollten sensible Daten nicht vorsorglich gesammelt werden, wenn dafür kein konkreter Zweck besteht.
Kurz gesagt: Eine gute Personalakte ist vollständig genug für die Personalarbeit – aber nicht umfangreicher als notwendig.
Eine Personalakte ist die geordnete Sammlung von Informationen und Dokumenten über einen Mitarbeitenden, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind.
Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Akte in Papierform oder digital geführt wird. Entscheidend ist der Inhalt. Haufe verweist auf die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, wonach Personalakten Unterlagen und Vorgänge umfassen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeitenden betreffen und in engem Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis stehen.
Typische Inhalte betreffen beispielsweise:
In der Privatwirtschaft besteht grundsätzlich keine allgemeine gesetzliche Pflicht, für jeden Beschäftigten eine klassische Personalakte anzulegen. Viele Unternehmen führen sie dennoch, weil zahlreiche personenbezogene Unterlagen aus arbeits-, steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Gründen verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Für den öffentlichen Dienst bestehen weitergehende gesetzliche Vorgaben.
In der Praxis ist die Personalakte deshalb ein wichtiges organisatorisches Instrument. Sie sorgt dafür, dass relevante Unterlagen:
Es gibt keine einzige abschließende Liste, die für jedes Beschäftigungsverhältnis identisch gilt.
Entscheidend ist vielmehr: Hat die Unterlage einen sachlichen und rechtlich zulässigen Bezug zum Arbeitsverhältnis?
Typischerweise gehören folgende Dokumentengruppen in eine Personalakte.
| Dokumentengruppe | Typische Beispiele |
|---|---|
| Personen- und Stammdaten | Personalstammbogen, Kontaktdaten, Personalnummer |
| Bewerbungsunterlagen | Lebenslauf, Zeugnisse, relevante Bewerbungsdokumente |
| Vertragsunterlagen | Arbeitsvertrag, Nachträge, Vertragsänderungen |
| Tätigkeit und Organisation | Stellenbeschreibung, Versetzung, Beförderung |
| Vergütung | Gehaltsdaten, variable Vergütung, bestimmte abrechnungsrelevante Unterlagen |
| Sozialversicherung und Steuer | erforderliche steuer- und sozialversicherungsrechtliche Nachweise |
| Qualifikation und Entwicklung | Fortbildungsnachweise, Qualifikationen, Beurteilungen |
| Arbeitsrechtliche Unterlagen | Abmahnungen, Gegendarstellungen, Kündigung |
| Abwesenheiten | bestimmte Angaben zu Urlaub, Elternzeit oder Fehlzeiten |
| Zeugnisse und Beendigung | Zwischenzeugnisse, Endzeugnis, relevante Austrittsunterlagen |
Wichtig ist dabei: Nicht jedes Dokument muss automatisch dauerhaft in derselben Hauptakte gespeichert werden.
Je sensibler die Information, desto genauer sollten Unternehmen Zweck, Berechtigung und Aufbewahrung prüfen.
Zu den grundlegenden Informationen einer Personalakte gehören Daten, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.
Dazu können beispielsweise zählen:
Bei diesen Daten gilt ebenfalls der Grundsatz der Datenminimierung.
Nur weil eine Information über einen Mitarbeitenden verfügbar ist, bedeutet das nicht automatisch, dass sie für die Personalakte benötigt wird.
Bewerbungsunterlagen können nach der Einstellung Teil der Personalakte werden, sofern sie für das Beschäftigungsverhältnis weiterhin relevant sind.
Dazu können gehören:
Bewerbungsunterlagen gelten als typischer Bestandteil der Personalakte. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Notiz aus dem Auswahlprozess dauerhaft übernommen werden sollte. Interne Bewertungsunterlagen benötigen eine eigene rechtliche und organisatorische Prüfung.
Arbeitsvertrag und nachfolgende Vertragsänderungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten.
Dazu können zählen:
Eine digitale Personalakte sollte dabei idealerweise nicht nur die aktuelle Version enthalten. Auch relevante Änderungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Bei humera ist das Vertragsmanagement mit der Personalverwaltung verbunden; Versionen und Änderungen sollen nachvollziehbar bleiben und relevante Fristen können zentral verwaltet werden.
Auch Unterlagen über die konkrete Tätigkeit können relevant sein.
Dazu gehören beispielsweise:
Solche Informationen dokumentieren, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten ein Mitarbeitender zu bestimmten Zeitpunkten hatte.
Fortbildungen und Qualifikationen können ebenfalls zur Personalakte gehören.
Typische Beispiele:
Das ist insbesondere dann relevant, wenn bestimmte Qualifikationen für eine Tätigkeit vorgeschrieben oder organisatorisch wichtig sind.
Auch dienstliche Beurteilungen und Unterlagen zur beruflichen Entwicklung können Bestandteil der Personalakte sein.
Dazu können beispielsweise gehören:
Gerade bei solchen Unterlagen sind nachvollziehbare Kriterien besonders wichtig.
Subjektive, unsachliche oder diskriminierende Kommentare haben in einer professionell geführten Personalakte nichts verloren.
Auch Abmahnungen können in die Personalakte aufgenommen werden.
Dabei sollte dokumentiert werden:
Beschäftigte können nach § 83 BetrVG grundsätzlich Einsicht in ihre Personalakte nehmen und unter bestimmten Voraussetzungen Erklärungen zum Inhalt hinzufügen lassen.
Wichtig ist außerdem, den weiteren Verbleib älterer arbeitsrechtlicher Unterlagen regelmäßig zu prüfen. Haufe weist darauf hin, dass ein sachliches Interesse an der weiteren Aufbewahrung mit Zeitablauf entfallen kann.
Bestimmte Informationen über Abwesenheiten können für das Arbeitsverhältnis relevant sein.
Dazu zählen beispielsweise:
Hier ist allerdings besondere Zurückhaltung notwendig.
Dass ein Mitarbeitender arbeitsunfähig ist, kann für HR erforderlich sein. Die konkrete medizinische Diagnose ist dagegen regelmäßig eine wesentlich sensiblere Information und gehört nicht automatisch in die Personalakte.
Grundsätzlich sollten keine Informationen abgelegt werden, die:
Unterlagen sollten nur dann aufgenommen werden, wenn ein sachliches Interesse besteht und eine unmittelbare Beziehung zum Arbeitsverhältnis gegeben ist. Persönlichkeitsrechte setzen hierbei klare Grenzen.
Einige Beispiele helfen bei der Abgrenzung.
| Eher Bestandteil der Personalakte | Gehört regelmäßig nicht hinein bzw. nur unter besonderen Voraussetzungen |
|---|---|
| Arbeitsvertrag | private Korrespondenz ohne Arbeitsbezug |
| relevante Zeugnisse | private Fotos ohne Zweckbezug |
| Vertragsänderungen | persönliche Meinungsäußerungen ohne HR-Relevanz |
| Abmahnung | unbestätigte Gerüchte |
| Qualifikationsnachweise | heimlich erstellte oder unrechtmäßig erhobene Informationen |
| notwendige Abwesenheitsdaten | unnötige medizinische Detailinformationen |
| arbeitsbezogene Beurteilungen | sachfremde private Informationen |
| relevante arbeitsrechtliche Unterlagen | Betriebsarzt-Befundbogen |
Besonders eindeutig ist der Befundbogen des Betriebsarztes: Dieser gehört nach arbeitsrechtlicher Kommentierung nicht in die Personalakte des Arbeitgebers. Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht.
In der Regel sollte eine Personalakte keine medizinischen Diagnosen enthalten, nur weil ein Mitarbeitender krankheitsbedingt ausfällt.
Für HR ist häufig relevant:
Die konkrete Diagnose ist dagegen grundsätzlich deutlich sensibler und für die normale Personalverwaltung meist nicht erforderlich.
Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu besonders geschützten Kategorien personenbezogener Daten.
Deshalb gilt gerade hier: Nur verarbeiten, was für einen konkreten und rechtmäßigen Zweck tatsächlich erforderlich ist.
Nein, der medizinische Befundbogen des Betriebsarztes gehört grundsätzlich nicht in die normale Personalakte.
Der Arbeitgeber darf nicht einfach auf medizinische Befunde zugreifen. Der Befundbogen des Betriebsarztes ist aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht kein Bestandteil der Personalakte.
Je nach Untersuchung erhält der Arbeitgeber lediglich die arbeitsmedizinisch erforderliche Aussage, etwa im gesetzlich zulässigen Umfang zur Eignung – nicht automatisch sämtliche medizinischen Einzelheiten.
Nein, rein private Informationen ohne Bezug zum Beschäftigungsverhältnis gehören nicht in die Personalakte.
Die Tatsache, dass ein Arbeitgeber von einer Information Kenntnis erhält, ist kein ausreichender Grund für ihre Speicherung.
Das gilt beispielsweise für:
Die Personalakte ist keine allgemeine Informationssammlung über einen Menschen. Sie dient der Durchführung und Dokumentation des Beschäftigungsverhältnisses.
Hier kommt es auf Inhalt und Zweck an. Eine sachliche, arbeitsbezogene Dokumentation kann relevant sein.
Problematisch sind dagegen:
Unternehmen sollten deshalb klare Regeln dafür festlegen, welche Arten von Notizen offiziell dokumentiert werden dürfen. Ein digitaler Ablageort sollte nicht dazu verleiten, jedes verfügbare Dokument dauerhaft in die Personalakte zu verschieben.
Nicht zwingend.
Eine Abmahnung kann grundsätzlich Bestandteil der Personalakte sein. Der Arbeitgeber benötigt jedoch auch für den weiteren Verbleib ein sachliches Interesse. Dieses Interesse kann mit der Zeit entfallen.
Die Frage, wann eine konkrete Abmahnung entfernt werden muss, hängt vom Einzelfall ab. Deshalb sollten Unternehmen alte arbeitsrechtliche Unterlagen nicht einfach unbegrenzt aufbewahren, sondern regelmäßig prüfen.
Die DSGVO folgt unter anderem dem Grundsatz der Datenminimierung.
Vereinfacht bedeutet das: Unternehmen sollen nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeiten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.
Für die Personalakte heißt das nicht „wir speichern es vorsichtshalber.“, sondern „wir wissen, weshalb wir diese Information benötigen.“
Das ist besonders wichtig, weil Personalakten zahlreiche sensible Daten enthalten können.
Bei Personalakten gilt also nicht „je mehr, desto besser“.
Der Zugriff sollte auf Personen beschränkt werden, die ihn für ihre Aufgabe tatsächlich benötigen.
Typische Rollen können beispielsweise sein:
Nicht jede Führungskraft benötigt automatisch Zugriff auf die gesamte Personalakte.
Gerade Gehaltsinformationen, arbeitsrechtliche Unterlagen oder besonders sensible Dokumente benötigen restriktive Berechtigungen.
Für digitale Personalakten ist deshalb ein differenziertes Rollen- und Berechtigungskonzept besonders wichtig.
humera integriert innerhalb seiner Personalverwaltung unter anderem die digitale Personalakte sowie Rollen- und Berechtigungsverwaltung als miteinander verbundene Funktionen.
Ja. Nach § 83 Betriebsverfassungsgesetz haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer grundsätzlich das Recht, Einsicht in die über sie geführten Personalakten zu nehmen.
Dabei ist wichtig, dass der Begriff der Personalakte weit verstanden werden kann.
Auch zusätzliche Sammlungen von Unterlagen über einen konkreten Beschäftigten können materiell zur Personalakte gehören – unabhängig davon, ob das Unternehmen sie intern „Personalakte“, „Nebenakte“ oder anders nennt.
Unternehmen sollten deshalb keine informellen „Schattenakten“ führen, um Dokumente außerhalb der offiziellen Akte zu halten.
Grundsätzlich gelten dieselben inhaltlichen Anforderungen. Ein Dokument wird nicht automatisch zulässig, nur weil es digital gespeichert wird.
Umgekehrt gelten rechtliche Anforderungen nicht nur für Papierakten. Der wesentliche Unterschied liegt in der technischen Verwaltung.
Eine digitale Personalakte kann beispielsweise:
Der Inhalt muss jedoch weiterhin rechtmäßig und zweckgebunden sein.
Eine digitale Personalakte kann gegenüber Papierordnern und Netzlaufwerken mehrere organisatorische Vorteile bieten.
Dokumente liegen nicht verteilt in Ordnern, E-Mail-Postfächern und Laufwerken.
HR kann relevante Dokumente schneller finden.
Nicht jede Person benötigt dieselben Berechtigungen.
Versionen und Änderungen können dokumentiert werden.
Dokumente können aus HR-Prozessen heraus direkt der richtigen Personalakte zugeordnet werden.
In der humera HR Suite ist die digitale Personalakte der zentrale Ort für Mitarbeiterdokumente wie Verträge, Bescheinigungen und Nachweise. Darüber hinaus können Dokumente aus zentralen Vorlagen erstellt und direkt in HR-Prozesse eingebunden werden.
Eine einheitliche Struktur erleichtert die tägliche Arbeit.
Eine mögliche Gliederung ist:
Welche Kategorien sinnvoll sind, hängt vom Unternehmen und seinen Prozessen ab. Wichtig ist eine einheitliche Struktur für alle Beschäftigten.
Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die gesamte Personalakte. Die notwendige Dauer hängt vom jeweiligen Dokument und seinem Zweck ab.
Unterschiedliche Unterlagen können beispielsweise steuer-, sozialversicherungs-, arbeitsrechtlichen oder datenschutzrechtlichen Anforderungen unterliegen.
Deshalb sollten Unternehmen keine pauschale Regel wie „alle Personalunterlagen zehn Jahre speichern“ verwenden.
Sinnvoller ist ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept nach Dokumententyp.
Dabei wird für jede Kategorie definiert:
Mit dem Ende eines Arbeitsverhältnisses entfällt nicht automatisch jeder Grund für die weitere Speicherung sämtlicher Unterlagen.
Bestimmte Dokumente können beispielsweise aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche noch erforderlich sein.
Andere Informationen benötigen dagegen nach Zweckfortfall keine weitere Speicherung.
Deshalb sollte auch beim Offboarding geprüft werden: Was muss bleiben – und was kann gelöscht werden?
| Fehler | Mögliche Folge |
|---|---|
| Alles vorsorglich speichern | unnötige personenbezogene Daten werden verarbeitet |
| Private Informationen ablegen | Verletzung von Persönlichkeitsrechten |
| Keine einheitliche Struktur | Dokumente sind schwer auffindbar |
| Zu viele Zugriffsrechte | sensible Informationen werden unnötig offengelegt |
| Keine Löschfristen | Unterlagen bleiben länger als erforderlich gespeichert |
| Schattenakten führen | Transparenz und Einsichtsrechte werden unterlaufen |
| medizinische Details sammeln | besonders sensible Daten werden ohne ausreichenden Zweck gespeichert |
| Veraltete Versionen unkontrolliert behalten | unklarer Dokumentenstand |
Eine regelmäßige Aktenbereinigung ist sinnvoll.
Besonderes Augenmerk sollte auf Dokumenten liegen, deren Zweck sich mit der Zeit verändern kann:
Digitale Personalakten können diesen Prozess technisch unterstützen – die Entscheidung über die rechtmäßige Aufbewahrung bleibt jedoch eine fachliche Aufgabe.
Vor der Ablage hilft ein einfacher Prüfmechanismus:
Wenn diese Fragen nicht beantwortet werden können, sollte das Dokument nicht einfach vorsorglich abgelegt werden.
humera verbindet die Personalverwaltung & Organisation mit einer digitalen Personalakte, Vertragsmanagement, Historisierung sowie Rollen- und Berechtigungsverwaltung.
Für wiederkehrende HR-Dokumente können außerdem zentrale Vorlagen und Mitarbeiterdaten genutzt werden. humera beschreibt, dass Verträge, Bescheinigungen und weitere HR-Dokumente aus Vorlagen erstellt und direkt in bestehende HR-Prozesse eingebunden werden können.
Der wesentliche Vorteil einer digitalen Personalakte liegt dabei nicht darin, möglichst viele Dateien zu sammeln. Er liegt darin, die richtigen Dokumente strukturiert, nachvollziehbar und berechtigungsgesteuert verfügbar zu machen.
| Frage | Kurzantwort |
|---|---|
| Was gehört in eine Personalakte? | Unterlagen mit direktem und rechtmäßigem Bezug zum Arbeitsverhältnis |
| Gehört der Arbeitsvertrag hinein? | Ja |
| Gehören Bewerbungsunterlagen hinein? | Typischerweise relevante Unterlagen, sofern sie weiterhin benötigt werden |
| Gehören Abmahnungen hinein? | Sie können Bestandteil sein; der weitere Verbleib muss sachlich begründbar bleiben |
| Gehören Krankheitsdiagnosen hinein? | Regelmäßig nicht für die normale Personalverwaltung |
| Gehört der Befund des Betriebsarztes hinein? | Nein |
| Dürfen private Informationen gespeichert werden? | Nicht ohne arbeitsbezogenen und rechtmäßigen Zweck |
| Dürfen Mitarbeitende ihre Personalakte einsehen? | Ja, grundsätzlich nach § 83 BetrVG |
| Gibt es eine einheitliche Aufbewahrungsfrist? | Nein, die Frist hängt vom Dokument ab |
Typischerweise gehören Stammdaten, Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, relevante Bewerbungsunterlagen, Qualifikationsnachweise, bestimmte Vergütungs- und Abwesenheitsinformationen sowie arbeitsrechtliche Dokumente hinein. Entscheidend ist immer ein sachlicher Bezug zum Beschäftigungsverhältnis.
Rein private Informationen, sachfremde Daten, unrechtmäßig erhobene Informationen und unnötige sensible Daten gehören nicht hinein. Auch der medizinische Befundbogen des Betriebsarztes gehört grundsätzlich nicht zur Personalakte.
Relevante Bewerbungsunterlagen können nach einer Einstellung übernommen werden, sofern sie für das Beschäftigungsverhältnis weiterhin benötigt werden.
Ja, eine Abmahnung kann Bestandteil der Personalakte sein. Allerdings muss auch ihr weiterer Verbleib sachlich gerechtfertigt sein; dieses Interesse kann sich mit Zeitablauf verändern.
Informationen über relevante Fehlzeiten können verarbeitet werden. Medizinische Diagnosen oder detaillierte Gesundheitsinformationen sollten dagegen nicht pauschal Bestandteil der allgemeinen Personalakte sein.
Nein. Der Befundbogen des Betriebsarztes ist aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht grundsätzlich kein Bestandteil der Personalakte des Arbeitgebers.
Ja. Beschäftigte haben nach § 83 BetrVG grundsätzlich ein Einsichtsrecht in die über sie geführten Personalakten.
Nicht automatisch. Zugriffe sollten sich nach der jeweiligen Aufgabe richten. Besonders sensible Informationen benötigen entsprechend restriktive Berechtigungen.
Die inhaltlichen Grundsätze sind vergleichbar. Auch digitale Personalakten dürfen nur rechtmäßig verarbeitete und erforderliche Informationen enthalten.
Für die gesamte Personalakte gibt es keine einzige pauschale Frist. Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach dem jeweiligen Dokument, gesetzlichen Vorgaben und dem Verarbeitungszweck.
humera verbindet digitale Personalakte, Personalverwaltung, Vertragsmanagement, Rollen- und Berechtigungen sowie Dokumentenerstellung innerhalb seiner HR Suite. Dokumente können zentral strukturiert, nachvollziehbar verwaltet und in HR-Prozesse eingebunden werden.
Eine Personalakte soll relevante Beschäftigtendokumente strukturiert zusammenführen.
Sie sollte jedoch keine möglichst vollständige Sammlung sämtlicher Informationen über einen Menschen werden.
Der wichtigste Grundsatz lautet deshalb: Arbeitsbezug, Erforderlichkeit und rechtmäßige Verarbeitung müssen gegeben sein.
Arbeitsvertrag, relevante Vertragsänderungen, Qualifikationen oder bestimmte arbeitsrechtliche Vorgänge haben einen klaren Platz in der Personalakte.
Private Informationen, unbestätigte Gerüchte oder unnötige medizinische Details dagegen nicht.
Gerade bei digitalen Personalakten wird zusätzlich wichtig, Zugriffe, Aufbewahrung und Löschung systematisch zu steuern. Eine integrierte Lösung kann dafür Dokumente, Personalstammdaten und Berechtigungen innerhalb einer gemeinsamen Struktur zusammenführen. humera bietet dafür unter anderem digitale Personalakte, Vertragsmanagement und rollenbasierte Personalverwaltung.
Eine gute Personalakte enthält deshalb nicht möglichst viele Informationen – sondern genau die richtigen.