Cloud oder On-Premises: Welches Betriebsmodell passt zu deiner HR-Software?

Wer eine neue HR-Software einführt, entscheidet nicht nur über Funktionen, Prozesse und Kosten. Eine grundlegende Frage lautet auch: Wo soll die Software betrieben werden – in der Cloud oder auf der eigenen IT-Infrastruktur?

Bei einer Cloud-Lösung wird die HR-Software über die Infrastruktur eines externen Anbieters bereitgestellt und in der Regel über den Browser genutzt. Bei On-Premises wird die Software dagegen auf Servern betrieben, die das Unternehmen selbst verwaltet oder verwalten lässt.

Beide Modelle können grundsätzlich für HR-Software geeignet sein. Sie unterscheiden sich jedoch deutlich bei IT-Aufwand, Updates, Skalierbarkeit, Kontrolle und Verantwortlichkeiten.

Kurz gesagt: Für Unternehmen, die wenig eigene IT-Infrastruktur betreiben und ihre HR-Software schnell und flexibel nutzen möchten, ist Cloud häufig die naheliegendere Option. On-Premises kann dagegen interessant sein, wenn besondere technische, regulatorische oder organisatorische Anforderungen einen Betrieb innerhalb der eigenen Infrastruktur erfordern.

Doch die Entscheidung sollte nicht allein nach dem Prinzip „Cloud ist modern, On-Premises ist alt“ getroffen werden. Entscheidend ist, welches Betriebsmodell zu den Anforderungen des Unternehmens passt.

Was bedeutet Cloud bei HR-Software?

Bei einer Cloud-HR-Software wird die Anwendung nicht auf den lokalen Servern des Unternehmens betrieben. Die technische Infrastruktur wird durch einen Cloud- bzw. Softwareanbieter bereitgestellt.

Nutzerinnen und Nutzer greifen typischerweise über einen Browser oder eine App auf das System zu.

Bei Software-as-a-Service-Modellen, kurz SaaS, übernimmt der Anbieter üblicherweise wesentliche Teile des technischen Betriebs. Dazu können beispielsweise Wartung, Updates und die Bereitstellung der Anwendung gehören.

Für die interne IT reduziert sich dadurch der Aufwand für den Betrieb eigener Anwendungsserver.

Cloud bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen keine Verantwortung mehr tragen. Gerade bei HR-Systemen müssen unter anderem Datenschutz, Berechtigungen, Schnittstellen und die Verarbeitung personenbezogener Daten geprüft und geregelt werden.

Was bedeutet On-Premises bei HR-Software?

On-Premises bedeutet, dass eine Software innerhalb einer vom Unternehmen kontrollierten IT-Infrastruktur betrieben wird.

Das Unternehmen ist damit wesentlich stärker in den technischen Betrieb eingebunden.

Je nach Lösung und Organisation gehören dazu beispielsweise:

• Bereitstellung der Server-Infrastruktur,
• Installation der Software,
• Wartung,
• Updates,
• Backups,
• IT-Sicherheit,
• Monitoring und
• technische Administration.

Der wesentliche Unterschied zur Cloud liegt damit weniger darin, was eine HR-Software fachlich kann, sondern darin, wer die technische Infrastruktur betreibt und welche Verantwortlichkeiten daraus entstehen.

Cloud vs. On-Premises: Was sind die wichtigsten Unterschiede?

Die folgende Übersicht zeigt die typischen Unterschiede der beiden Betriebsmodelle:

Wichtig ist: Diese Unterschiede beschreiben typische Modelle. Wie stark sie tatsächlich ausgeprägt sind, hängt vom jeweiligen Anbieter, Vertrag und technischen Konzept ab.

Welche Vorteile bietet Cloud-HR-Software?

Cloud-Lösungen haben sich insbesondere deshalb etabliert, weil Unternehmen weniger technische Infrastruktur selbst bereitstellen müssen.

Weniger eigener IT-Betrieb

Server für die HR-Anwendung müssen nicht zwingend innerhalb des eigenen Unternehmens betrieben werden. Das kann interne IT-Abteilungen entlasten.

Gerade für mittelständische Unternehmen ist dies relevant, wenn nur begrenzte Ressourcen für Betrieb und Wartung spezialisierter HR-Systeme vorhanden sind.

Updates können zentral bereitgestellt werden

Bei klassischen SaaS-Modellen werden Softwareupdates durch den Anbieter bereitgestellt.

Unternehmen müssen dadurch nicht jedes Update selbst installieren und technisch betreuen.

Das kann insbesondere bei einer umfangreichen HR Suite von Vorteil sein, in der Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Entwicklung und Dokumentation zusammenspielen.

Einfachere Skalierbarkeit

Wächst ein Unternehmen, steigen häufig auch die Anforderungen an seine HR-Systeme.

Neue Mitarbeitende, Standorte oder organisatorische Einheiten müssen in der Software abgebildet werden können. Cloud-Systeme können häufig erweitert werden, ohne dass Unternehmen zunächst neue eigene Server-Infrastruktur beschaffen müssen.

Dabei sollte allerdings zwischen technischer Skalierbarkeit und fachlicher Anpassbarkeit unterschieden werden.

Eine Software kann technisch problemlos skalieren und trotzdem starre Prozesse besitzen.

humera setzt deshalb zusätzlich auf Industry Customizing und Workflow Design: Prozesse und Organisationsstrukturen lassen sich konfigurieren und Workflows ohne Programmierung anpassen. Mehr dazu findet sich in den Kernfähigkeiten von humera. (HUMERA)

Ortsunabhängiger Zugriff

Webbasierte HR-Systeme können grundsätzlich von unterschiedlichen Standorten aus genutzt werden, sofern die notwendigen Zugriffs- und Sicherheitsvoraussetzungen erfüllt sind.

Das ist insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten, mobilen Mitarbeitenden oder hybriden Arbeitsmodellen relevant.

Welche Nachteile kann Cloud-HR-Software haben?

Cloud ist nicht automatisch die richtige Lösung für jedes Unternehmen.

Ein wichtiger Punkt ist die Abhängigkeit vom Anbieter. Unternehmen betreiben die Anwendung nicht vollständig selbst und müssen sich deshalb mit dessen Sicherheits-, Betriebs- und Vertragskonzept auseinandersetzen.

Zu prüfen sind beispielsweise:

• Wo werden die Daten verarbeitet?
• Welche Unterauftragnehmer werden eingesetzt?
• Welche Sicherheitsmaßnahmen bestehen?
• Wie werden Backups organisiert?
• Wie wird die Verfügbarkeit geregelt?
• Wie lassen sich Daten exportieren?
• Was geschieht bei Vertragsende?
• Welche Rollen und Berechtigungen können definiert werden?
• Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?

Gerade bei HR-Software sind solche Fragen relevant, weil darin besonders viele personenbezogene und teilweise sensible Daten verarbeitet werden.

Welche Vorteile bietet On-Premises-HR-Software?

Der klassische Vorteil eines On-Premises-Modells liegt in der direkteren Kontrolle über die technische Umgebung.

Unternehmen können beispielsweise selbst bestimmen, auf welcher Infrastruktur die Anwendung betrieben wird und wie diese Infrastruktur in die bestehende IT-Landschaft eingebunden ist.

Das kann für Organisationen relevant sein, die besondere technische oder regulatorische Anforderungen erfüllen müssen.

Direkte Kontrolle über die Infrastruktur

Server, Netzwerke und technische Zugriffe können innerhalb der eigenen Betriebsumgebung organisiert werden.

Das bedeutet allerdings auch: Mehr Kontrolle geht mit mehr Verantwortung einher.

Das Unternehmen muss selbst sicherstellen, dass Infrastruktur und Betrieb angemessen geschützt, gewartet und aktualisiert werden.

Integration in besondere IT-Umgebungen

In stark spezialisierten oder historisch gewachsenen IT-Landschaften können Anforderungen bestehen, die einen lokalen Betrieb sinnvoll erscheinen lassen.

Das gilt beispielsweise dann, wenn Systeme eng mit bestehenden lokalen Anwendungen verbunden sind oder besondere interne Vorgaben für den Betrieb bestimmter Anwendungen gelten.

Welche Nachteile hat On-Premises?

Der größte Nachteil liegt häufig im höheren Betriebsaufwand.

Eine HR-Software muss nicht nur eingeführt, sondern über viele Jahre zuverlässig betrieben werden.

Dafür werden technische Ressourcen benötigt.

Höherer Administrationsaufwand

Server müssen betrieben, überwacht, abgesichert und aktualisiert werden. Auch Backups und Wiederherstellungskonzepte müssen organisiert werden.

Das bindet IT-Ressourcen, die bei einer Cloud-Lösung teilweise auf den Anbieter übergehen.

Updates können aufwendiger sein

Bei On-Premises-Systemen müssen neue Versionen häufig geplant, getestet und anschließend installiert werden.

Besonders bei stark individualisierten Systemen kann dies dazu führen, dass Unternehmen Updates verzögern, weil zunächst geprüft werden muss, ob bestehende Anpassungen weiterhin funktionieren.

Skalierung erfordert Infrastruktur

Wächst das Unternehmen oder steigen Datenmengen und Nutzerzahlen, kann zusätzliche Serverkapazität erforderlich werden.

Damit ist Skalierung stärker mit der eigenen Infrastrukturplanung verbunden.

Ist Cloud oder On-Premises sicherer?

Keines der beiden Betriebsmodelle ist grundsätzlich sicherer.

Die Sicherheit einer HR-Software hängt nicht allein davon ab, ob sie in der Cloud oder On-Premises betrieben wird. Entscheidend sind vielmehr die konkreten technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Bei einer Cloud-Lösung liegt ein Teil der technischen Verantwortung beim Anbieter. Deshalb müssen dessen Sicherheitsmaßnahmen sorgfältig geprüft werden.

Bei On-Premises liegt ein größerer Teil dieser Verantwortung beim Unternehmen selbst.

Für beide Modelle sind unter anderem relevant:

• Zugriffsschutz,
• Rollen- und Berechtigungskonzepte,
• Verschlüsselung,
• Backup- und Wiederherstellungskonzepte,
• Updates und Patchmanagement,
• Protokollierung,
• Verfügbarkeit und
• Datenschutzprozesse.

Bei der Personalverwaltung mit humera gehören beispielsweise Rollen- und Berechtigungsverwaltung sowie Historisierung und Nachvollziehbarkeit zu den ausgewiesenen Funktionen. (HUMERA)

Die richtige Frage lautet deshalb nicht:

„Ist Cloud sicherer als On-Premises?“

Sondern:

„Welches Sicherheits- und Betriebskonzept bietet die konkrete HR-Lösung – und passt dieses zu unseren Anforderungen?“

Ist Cloud-HR-Software DSGVO-konform?

Cloud-HR-Software kann DSGVO-konform eingesetzt werden. Cloud-Nutzung und DSGVO-Konformität schließen sich nicht aus.

Entscheidend ist die konkrete Verarbeitung personenbezogener Daten.

Unternehmen sollten deshalb unter anderem prüfen:

• welche Daten verarbeitet werden,
• an welchem Ort die Verarbeitung erfolgt,
• welche Dienstleister beteiligt sind,
• auf welcher rechtlichen Grundlage Daten verarbeitet werden,
• welche technischen und organisatorischen Maßnahmen bestehen und
• wie Lösch-, Auskunfts- und weitere Betroffenenrechte umgesetzt werden können.

Ein Serverstandort allein beantwortet damit noch nicht alle datenschutzrechtlichen Fragen.

Gerade bei einer digitalen Personalakte sollte außerdem geprüft werden, wie Dokumente gespeichert, geschützt, nachvollzogen und gelöscht werden können.

humera verbindet die digitale Personalakte mit der Personalverwaltung; mit Smart Document können Dokumente erstellt, zugeordnet und revisionssicher archiviert werden. (HUMERA)

Ist On-Premises automatisch datenschutzfreundlicher?

Nein.

Dass Daten auf eigener Infrastruktur gespeichert werden, bedeutet nicht automatisch, dass sie besser geschützt sind oder sämtliche DSGVO-Anforderungen erfüllt werden.

Auch ein On-Premises-System benötigt unter anderem:

• angemessene Zugriffskontrollen,
• aktuelle Sicherheitsupdates,
• Backups,
• ein Berechtigungskonzept,
• Löschkonzepte und
• technische sowie organisatorische Schutzmaßnahmen.

Ein schlecht gewarteter eigener Server kann ein größeres Risiko darstellen als eine professionell betriebene Cloud-Infrastruktur – und umgekehrt kann eine ungeeignete Cloud-Konfiguration Risiken erzeugen.

Der Betriebsort allein entscheidet daher nicht über Datenschutz und Sicherheit.

Was kostet Cloud im Vergleich zu On-Premises?

Ein reiner Vergleich des Lizenzpreises greift zu kurz.

Bei einer Cloud-Lösung entstehen häufig laufende Nutzungs- oder Abonnementkosten. Dafür sind bestimmte Infrastruktur- und Betriebsleistungen bereits Bestandteil des Angebots.

Bei On-Premises müssen zusätzlich zum Softwarepreis mögliche Kosten für die eigene Infrastruktur berücksichtigt werden.

Dazu können gehören:

• Server und Speicher,
• Betriebssysteme und weitere Lizenzen,
• Installation,
• Wartung,
• Updates,
• Backups,
• IT-Sicherheit,
• Administration sowie
• Ersatz und Erneuerung von Hardware.

Für einen fairen Vergleich sollten Unternehmen deshalb die Total Cost of Ownership (TCO) betrachten – also die Gesamtkosten über mehrere Jahre.

Bei humera sind die Softwarepakete transparent nach Funktionsumfang strukturiert. Einen Überblick bietet die Seite humera Pläne. (HUMERA)

Cloud oder On-Premises: Was eignet sich besser für den Mittelstand?

Für viele mittelständische Unternehmen kann ein Cloud-Modell attraktiv sein, weil weniger eigene technische Infrastruktur benötigt wird und neue Funktionen zentral bereitgestellt werden können.

Das gilt besonders, wenn:

• die interne IT begrenzte Kapazitäten hat,
• mehrere Standorte auf das HR-System zugreifen,
• HR-Prozesse schnell digitalisiert werden sollen,
• eine skalierbare Lösung benötigt wird oder
• möglichst wenig eigener Betriebsaufwand entstehen soll.

On-Premises kann dagegen weiterhin sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen:

• besondere technische Betriebsanforderungen besitzt,
• bestimmte Systeme ausschließlich innerhalb eigener Infrastruktur betreiben darf,
• über entsprechende IT-Ressourcen verfügt oder
• eine bestehende Architektur hat, die einen lokalen Betrieb erfordert.

Die Unternehmensgröße allein entscheidet daher nicht über das richtige Modell.

Was ist wichtiger: Betriebsmodell oder Integrationsfähigkeit?

Bei der Softwareauswahl wird häufig sehr viel über Cloud und On-Premises gesprochen. Für den HR-Alltag kann jedoch eine andere Frage mindestens genauso wichtig sein:

Wie gut arbeiten die einzelnen HR-Prozesse miteinander?

Eine moderne HR-Landschaft besteht häufig aus Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Dokumenten, Analytics und zahlreichen weiteren Prozessen.

Sind diese Bereiche auf viele Einzellösungen verteilt, entstehen Schnittstellen und Medienbrüche – unabhängig davon, ob die einzelnen Systeme in der Cloud oder On-Premises betrieben werden.

Die humera HR Suite verfolgt deshalb einen integrierten Ansatz: Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Entwicklung und Dokumentation werden innerhalb einer Suite miteinander verbunden. (HUMERA)

Für Unternehmen sollte die Entscheidung deshalb nicht bei der Frage Cloud oder On-Premises? enden.

Ebenso wichtig sind Fragen wie:

• Sind alle wichtigen HR-Prozesse integriert?
• Welche Schnittstellen stehen zur Verfügung?
• Können Daten exportiert werden?
• Lassen sich Prozesse ohne Programmierung verändern?
• Wie funktioniert das Rollen- und Berechtigungsmanagement?
• Kann die Lösung mit dem Unternehmen wachsen?

humera bietet beispielsweise im Bereich Analytics & Automatisierung Schnittstellen, API und Datenexporte sowie Workflow- und Prozessautomatisierung. (HUMERA)

Cloud vs. On-Premises: Entscheidungshilfe für Unternehmen

Eine einfache Entscheidungsmatrix kann bei der ersten Einordnung helfen:

Diese Tabelle ist bewusst nur eine Orientierung. Sicherheitsanforderungen, Datenschutz, Integrationen, Kosten und vertragliche Rahmenbedingungen müssen für die konkrete Software separat bewertet werden.

Welche Fragen sollten Unternehmen einem HR-Software-Anbieter stellen?

Vor einer Entscheidung für eine HR-Software sollten Unternehmen das Betriebsmodell nicht nur mit „Cloud“ oder „On-Premises“ abhaken.

Hilfreicher sind konkrete Fragen:

1. Wo und wie wird unsere HR-Software betrieben?
2. Wo werden personenbezogene Daten verarbeitet?
3. Wer ist für Wartung und Updates verantwortlich?
4. Wie werden Backups und Wiederherstellung organisiert?
5. Welche Rollen und Berechtigungen können wir definieren?
6. Welche Schnittstellen und APIs stehen zur Verfügung?
7. Wie können wir unsere Daten exportieren?
8. Wie lässt sich das System skalieren?
9. Wie werden Änderungen an HR-Prozessen umgesetzt?
10. Welche Kosten entstehen über die gesamte Nutzungsdauer?

Damit wird aus einer abstrakten Technologieentscheidung eine konkrete Bewertung des zukünftigen HR-Betriebsmodells.

HR-Software mit humera: Integrierte Prozesse statt Insellösungen

Bei der Wahl einer HR-Software sollte neben dem technischen Betrieb vor allem betrachtet werden, wie gut die Lösung den tatsächlichen HR-Alltag abbildet.

Die humera HR Suite verbindet Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Entwicklung und Dokumentation innerhalb einer gemeinsamen Suite. Dadurch sollen Prozesse ineinandergreifen, anstatt Informationen zwischen voneinander getrennten Systemen zu übertragen. (HUMERA)

Über Workflow Design und Workflow Automation können HR-Prozesse zudem modelliert, angepasst und automatisiert werden. humera beschreibt diese Anpassungen ausdrücklich als ohne Programmierung und ohne IT-Abhängigkeit umsetzbar. (HUMERA)

Das ist bei der Diskussion um das Betriebsmodell ein wichtiger Punkt: Weniger IT-Aufwand sollte nicht bedeuten, dass HR weniger Gestaltungsmöglichkeiten erhält.

Vielmehr sollte eine moderne HR-Software technischen Betriebsaufwand reduzieren und gleichzeitig ermöglichen, Prozesse an die eigene Organisation anzupassen.

FAQ: Häufige Fragen zu Cloud und On-Premises bei HR-Software

Was ist der Unterschied zwischen Cloud und On-Premises?

Bei einer Cloud-Lösung wird die Software auf einer vom Anbieter bzw. Dienstleister bereitgestellten Infrastruktur betrieben und typischerweise über das Internet genutzt. Bei On-Premises wird die Anwendung innerhalb einer vom Unternehmen kontrollierten IT-Infrastruktur betrieben.

Was bedeutet SaaS bei HR-Software?

SaaS steht für Software as a Service. Die Software wird als Dienst bereitgestellt und üblicherweise über Browser oder App genutzt. Der Anbieter übernimmt wesentliche Teile des technischen Betriebs und stellt die Anwendung laufend bereit.

Ist Cloud oder On-Premises besser für HR?

Es gibt keine pauschal bessere Lösung. Cloud eignet sich häufig für Unternehmen, die ihren eigenen IT-Betriebsaufwand reduzieren und flexibel skalieren möchten. On-Premises kann bei besonderen technischen oder organisatorischen Anforderungen sinnvoll sein.

Ist Cloud-HR-Software sicher?

Cloud-HR-Software kann sicher betrieben werden. Entscheidend sind die konkreten Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters, beispielsweise Zugriffsschutz, Verschlüsselung, Backup-Konzepte und technische sowie organisatorische Maßnahmen. „Cloud“ allein ist weder ein Sicherheitsmerkmal noch ein Sicherheitsrisiko.

Ist On-Premises sicherer als Cloud?

Nicht grundsätzlich. Bei On-Premises besitzt ein Unternehmen mehr direkte Kontrolle über seine Infrastruktur, trägt aber auch mehr Verantwortung für deren Schutz, Wartung und Aktualisierung. Die tatsächliche Sicherheit hängt von der Umsetzung ab.

Ist Cloud-HR-Software DSGVO-konform?

Ja, Cloud-HR-Software kann DSGVO-konform eingesetzt werden. Entscheidend sind unter anderem die konkrete Datenverarbeitung, die beteiligten Dienstleister, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die vertragliche und rechtliche Gestaltung.

Ist On-Premises DSGVO-konform?

Auch On-Premises kann DSGVO-konform betrieben werden. Der lokale Speicherort allein garantiert dies jedoch nicht. Unternehmen müssen auch bei eigener Infrastruktur angemessene Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen umsetzen.

Ist Cloud günstiger als On-Premises?

Das hängt vom Einzelfall ab. Cloud-Lösungen verursachen häufig laufende Nutzungsgebühren, während bei On-Premises zusätzlich eigene Infrastruktur, Wartung, Administration, Updates und IT-Sicherheit berücksichtigt werden müssen. Sinnvoll ist deshalb ein Vergleich der Gesamtkosten über mehrere Jahre.

Was ist für mittelständische Unternehmen besser: Cloud oder On-Premises?

Für viele mittelständische Unternehmen ist Cloud attraktiv, wenn eigene IT-Ressourcen begrenzt sind, mehrere Standorte angebunden werden sollen und der technische Betriebsaufwand gering bleiben soll. Unternehmen mit besonderen Infrastruktur- oder Compliance-Anforderungen können dagegen Gründe für ein On-Premises-Modell haben.

Worauf sollte man bei einer Cloud-HR-Software achten?

Besonders wichtig sind Datenschutz und Sicherheit, Datenverarbeitung und Hosting, Rollen und Berechtigungen, Verfügbarkeit, Backups, Schnittstellen, Datenexport, Skalierbarkeit sowie klare Regelungen für einen möglichen Anbieterwechsel.

Fazit: Nicht Cloud oder On-Premises entscheidet – sondern die eigenen Anforderungen

Cloud oder On-Premises ist keine Frage von modern oder veraltet. Es ist eine Frage der Anforderungen.

Cloud-HR-Software kann den eigenen IT-Betriebsaufwand reduzieren, Updates vereinfachen und eine flexible Skalierung ermöglichen. On-Premises bietet dagegen eine höhere direkte Kontrolle über die zugrunde liegende Infrastruktur und kann bei speziellen technischen Vorgaben weiterhin sinnvoll sein.

Für die Entscheidung sollten Unternehmen deshalb fünf Bereiche gemeinsam betrachten:

IT-Ressourcen, Datenschutz und Sicherheit, Integrationen, Gesamtkosten und Skalierbarkeit.

Genauso wichtig ist jedoch, was nach der technischen Entscheidung passiert. Eine HR-Software muss Prozesse vereinfachen, Daten zusammenführen und sich an die Organisation anpassen können.

Die humera HR Suite verfolgt dafür einen integrierten Ansatz und verbindet verschiedene HR-Bereiche innerhalb einer gemeinsamen Umgebung. Funktionen wie Workflow Design, Workflow Automation, Rollen- und Berechtigungsverwaltung sowie Schnittstellen unterstützen dabei, Prozesse an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. (HUMERA)

Das passende Betriebsmodell schafft die technische Grundlage. Entscheidend ist, dass die HR-Software anschließend auch zum Unternehmen und seinen Prozessen passt.