Zeiterfassung Pflicht: Was Unternehmen seit dem BAG-Urteil umsetzen müssen

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Das Urteil schuf keine neue Pflicht — es stellte klar, dass eine solche bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG folgt, und zwar für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche. Wer bis heute keine Lösung implementiert hat, riskiert Bußgelder, arbeitsrechtliche Risiken und Nachzahlungsforderungen. Die humera HR Suite bildet die Zeiterfassung im Modul Zeitmanagement ab — mit konfigurierbaren Regelwerken, digitalen Anträgen, automatischer Kontenberechnung und mobilem Zugriff über humera GO.

Was das BAG-Urteil zur Zeiterfassung bedeutet

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Grundsatzbeschluss vom September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits jetzt verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Das Urteil schlägt in dieselbe Kerbe wie das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019, das EU-Mitgliedsstaaten zur Einführung objektiver, verlässlicher und zugänglicher Zeiterfassungssysteme verpflichtet hat.

Was das konkret bedeutet:

Die Pflicht gilt sofort und für alle Arbeitgeber, unabhängig von Unternehmensgröße und Branche. Es gibt keine Schonfrist mehr. Vertrauensarbeitszeit schließt die Erfassungspflicht nicht aus — auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Zeiten erfasst werden. Homeoffice und mobiles Arbeiten sind eingeschlossen. Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein — eine Excel-Tabelle, die Mitarbeitende selbst führen und niemand prüft, erfüllt diese Anforderung nicht.

Was bisher in Deutschland gesetzlich geregelt ist

Ein eigenes Arbeitszeitgesetz auf Basis des BAG-Urteils wird in Deutschland seit 2022 diskutiert, ist aber noch nicht verabschiedet. Das ändert nichts an der bestehenden Pflicht.

Welche Anforderungen ein Zeiterfassungssystem erfüllen muss

Das BAG hat keine technischen Vorgaben gemacht. Es hat aber drei Eigenschaften genannt, die das System haben muss: objektiv, verlässlich und zugänglich.

Objektiv bedeutet: Die Erfassung darf nicht allein auf Eigenangaben der Mitarbeitenden basieren, ohne jede Kontrollmöglichkeit. Stempeluhren, App-basierte Erfassung und browserbasierte Systeme mit Login erfüllen diese Anforderung. Eine Tabelle, die Mitarbeitende selbst ausfüllen und die niemand prüft, ist grenzwertig.

Verlässlich bedeutet: Das System muss tatsächlich die Arbeitszeit abbilden — Beginn, Ende und Pausen. Systeme, die nur die Anwesenheit im Büro messen, nicht aber Homeoffice-Zeiten, sind unvollständig.

Zugänglich bedeutet: Mitarbeitende müssen auf ihre eigenen Zeitdaten zugreifen können. Systeme, bei denen nur HR die Daten sieht, erfüllen diese Anforderung nicht vollständig.

Welche Zeitmodelle erfasst werden müssen

Wie die humera HR Suite Zeiterfassung umsetzt

Das Zeitmanagement-Modul in humera deckt alle gesetzlichen Anforderungen ab und ist ohne IT-Kenntnisse konfigurierbar.

Konfigurierbare Regelwerke: Verschiedene Zeitmodelle — Gleitzeit, feste Arbeitszeiten, Schicht, Vertrauensarbeitszeit — werden ohne Programmierung in der Oberfläche hinterlegt. Gesetzliche Vorgaben wie tägliche Höchstarbeitszeit, Pausenregelungen nach ArbZG und Ruhezeiten sind integriert. Betriebliche Sonderregeln, zum Beispiel abweichende Pausenzeiten oder Zuschlagsregelungen, konfiguriert das HR-Team selbst.

Digitale Anträge mit Echtzeitdaten: Mitarbeitende beantragen Urlaub, Gleittage und Abwesenheiten im Self-Service. Der aktuelle Kontostand ist beim Antrag sichtbar. Führungskräfte genehmigen direkt im System, ohne E-Mail-Weiterleitung.

Automatische Kontenberechnung: Urlaubsansprüche werden automatisch berechnet — anteilig bei Eintritt im Jahresverlauf, bei Teilzeit und bei Sonderregelungen. Überstundenkonten laufen mit, ohne Nebenrechnung in Excel.

Mobiler Zugriff über humera GO: Die native App ermöglicht Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge und Kontenabfrage vom Smartphone — offline-fähig. Das ist entscheidend für Mitarbeitende ohne festen Bildschirmarbeitsplatz: Produktion, Außendienst, Pflege, Handwerk. Ab Bundle pro enthalten.

Übersichten für HR und Führungskräfte: Kalender- und Listenansichten zeigen Anwesenheiten, Abwesenheiten und offene Anträge auf Team- und Unternehmensebene. Lücken in der Zeiterfassung fallen auf, bevor der Monatsabschluss ansteht — automatische Benachrichtigung inklusive.

Schnittstellen zur Lohnabrechnung: Zeitdaten werden für die Lohnabrechnung aufbereitet und an DATEV, SAP und andere Payroll-Systeme übergeben. REST-API ab Bundle pro.

Typische Anwendungsfälle im Mittelstand

Produktionsbetrieb mit Schichtarbeit: Ein Metallverarbeitungsbetrieb mit 150 Mitarbeitenden in drei Schichten. Unterschiedliche Zeitmodelle, Nacht- und Wochenendzuschläge, variierende Pausenregelungen. In humera: Alle Schichtmodelle ohne Programmierung hinterlegt, Zuschläge automatisch berechnet, Monatsabschluss auf Knopfdruck für die Lohnabrechnung.

Dienstleistungsunternehmen mit Homeoffice: Ein Beratungsunternehmen mit 80 Mitarbeitenden, davon 60 Prozent regelmäßig im Homeoffice. In humera: Zeiterfassung über Browser und humera GO, Gleitzeitkonto tagesaktuell, Führungskräfte sehen Teamübersicht unabhängig vom Arbeitsort.

Handwerksbetrieb mit Außendienst: 45 Mitarbeitende, davon 30 im Außendienst ohne festen Büroarbeitsplatz. In humera: Zeiterfassung über humera GO offline-fähig, Stempelung per App, Daten synchronisieren sich beim nächsten WLAN-Kontakt.

Wachstumsunternehmen mit verschiedenen Vertragstypen: Vollzeit, Teilzeit, Minijob und Werkstudierende im selben System. In humera: Jedes Beschäftigungsverhältnis mit eigenem Regelwerk, automatische anteilige Berechnung von Urlaubsansprüchen, MiLoG-konforme Dokumentation für Minijobber.

Was passiert, wenn keine Zeiterfassung eingeführt wird

Wer keine systematische Zeiterfassung eingeführt hat, riskiert mehrere arbeitsrechtliche Konsequenzen:

Bußgelder nach ArbSchG bei Verstößen gegen die Arbeitgeberpflichten. Nachzahlungsforderungen für Überstunden, weil ohne Erfassung keine Grundlage für die Ablehnung besteht. Beweislastumkehr im Streitfall: Ohne Zeiterfassung liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, keine Überstunden angeordnet zu haben. Betriebsratsrechte: Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Überwachungseinrichtungen — ohne Betriebsvereinbarung kann die Einführung blockiert werden.

FAQ: Zeiterfassung Pflicht

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 klargestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst einteilen — nicht, dass keine Zeiten erfasst werden. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.

Welches System muss für die Zeiterfassung genutzt werden?

Das BAG hat keine technischen Vorgaben gemacht. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Stempeluhren, App-basierte Systeme und browserbasierte Lösungen erfüllen diese Anforderungen. Eine Excel-Tabelle ohne Kontrollmöglichkeit ist grenzwertig.

Müssen Homeoffice-Zeiten erfasst werden?

Ja. Die Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Das System muss daher ortsunabhängig funktionieren — über Browser oder App.

Was droht, wenn keine Zeiterfassung eingeführt wird?

Bußgelder nach ArbSchG, Nachzahlungsforderungen für Überstunden und eine ungünstige Beweislast im arbeitsrechtlichen Streitfall. Dazu kommt das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats, das die nachträgliche Einführung verzögern kann.

Wie bildet humera die Zeiterfassung ab?

Das Zeitmanagement-Modul in humera erfasst Beginn, Ende und Pausen nach konfigurierbaren Regelwerken. Digitale Anträge, automatische Kontenberechnung, Übersichten für HR und Führungskräfte sowie mobiler Zugriff über humera GO sind enthalten. Ab Bundle basic für 9,50 Euro pro User und Monat.

Muss der Betriebsrat bei der Einführung einer Zeiterfassungslösung eingebunden werden?

Ja, wenn eine technische Einrichtung eingesetzt wird, die das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitenden überwachen kann. Das ist bei digitaler Zeiterfassung in der Regel der Fall. Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Eine Betriebsvereinbarung vor der Einführung ist empfehlenswert.

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