HR-Abteilungen verarbeiten besonders schützenswerte Informationen: Gehaltsdaten, Bankverbindungen, Vertragsunterlagen, Bewerbungsdaten, Leistungsbeurteilungen oder Informationen zu Abwesenheiten. Gelangen solche Daten in falsche Hände, werden verändert oder sind plötzlich nicht mehr verfügbar, kann das für Mitarbeitende und Unternehmen erhebliche Folgen haben.
ISO/IEC 27001 schafft einen systematischen Rahmen für Informationssicherheit. Die internationale Norm definiert Anforderungen an ein Informationssicherheitsmanagementsystem, kurz ISMS. Ziel ist es, Informationsrisiken strukturiert zu erkennen, zu bewerten und mit geeigneten Maßnahmen zu behandeln. Die aktuell maßgebliche internationale Ausgabe ist ISO/IEC 27001:2022.
Für HR ist das besonders relevant, weil Personaldaten über den gesamten Employee Lifecycle hinweg entstehen und verarbeitet werden – von der Bewerbung über Arbeitsvertrag und Entwicklung bis zum Offboarding.
ISO/IEC 27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme.
Die Norm beschreibt Anforderungen dafür, wie Unternehmen Informationssicherheit organisatorisch steuern, Risiken bewerten und Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich verbessern können. Sie gilt grundsätzlich unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.
Im Mittelpunkt stehen drei grundlegende Schutzziele:
Diese drei Prinzipien werden häufig als CIA-Triade bezeichnet – Confidentiality, Integrity und Availability. ISO beschreibt sie als zentrale Grundlage eines Informationssicherheitsmanagementsystems. (ISO)
Gerade im HR-Bereich lassen sich diese Ziele unmittelbar auf den Arbeitsalltag übertragen.
HR-Systeme enthalten Informationen, die für Mitarbeitende unmittelbar persönlich oder wirtschaftlich relevant sind.
Dazu gehören beispielsweise:
ISO weist ausdrücklich darauf hin, dass auch Mitarbeiterdaten zu den Informationswerten gehören, deren Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit durch ein Informationssicherheitsmanagement geschützt werden sollen.
Deshalb reicht es für HR nicht aus, Dokumente lediglich digital abzulegen.
Entscheidend ist, wer auf welche Daten zugreifen darf, wie Änderungen nachvollzogen werden können, wie Systeme geschützt werden und was bei einem Sicherheitsvorfall passiert.
Informationssicherheit lässt sich im HR-Alltag anhand der drei ISO-Schutzziele gut erklären.
| Schutzziel | Bedeutung im HR | Beispiel |
|---|---|---|
| Vertraulichkeit | Nur berechtigte Personen dürfen Personaldaten sehen | Gehaltsdaten sind ausschließlich für HR und definierte Verantwortliche sichtbar |
| Integrität | Personaldaten dürfen nicht unbemerkt verändert werden | Vertragsdaten oder Stammdaten müssen korrekt und nachvollziehbar bleiben |
| Verfügbarkeit | Informationen müssen bei Bedarf zugänglich sein | HR benötigt Personalakten oder Arbeitszeitdaten auch im laufenden Betrieb zuverlässig |
| Nachvollziehbarkeit | Änderungen und Vorgänge sollten dokumentierbar sein | Es ist erkennbar, wer einen Datensatz geändert oder ein Dokument bearbeitet hat |
| Zugriffsschutz | Berechtigungen folgen Rollen und Verantwortlichkeiten | Führungskräfte sehen nur die Daten ihrer jeweiligen Teams |
Informationssicherheit umfasst damit weit mehr als Virenschutz oder Firewalls.
Es geht um Menschen, Prozesse und Technik. Genau diesen ganzheitlichen Ansatz verfolgt ISO/IEC 27001.
ISMS steht für Information Security Management System, auf Deutsch Informationssicherheitsmanagementsystem.
Ein ISMS ist kein einzelnes IT-Tool. Es ist ein organisatorischer Rahmen, mit dem ein Unternehmen seine Informationssicherheit systematisch steuert.
Dazu gehören beispielsweise:
ISO/IEC 27001 verlangt unter anderem, dass Informationssicherheitsrisiken bewertet und behandelt werden und dass das Managementsystem fortlaufend gepflegt und verbessert wird.
Für HR bedeutet das: Sicherheit wird nicht erst dann relevant, wenn ein Datenschutzvorfall passiert. Sie wird von Beginn an in Prozesse und Systeme eingebaut.
Nahezu alle HR-Prozesse verarbeiten personenbezogene Informationen. Einige Bereiche sind jedoch besonders relevant.
Die digitale Personalakte bündelt zahlreiche sensible Dokumente und Stammdaten.
Dazu können Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, persönliche Daten oder Gehaltsinformationen gehören.
Entscheidend sind deshalb unter anderem:
Bei humera gehören beispielsweise Rollen- und Berechtigungsverwaltung sowie Historisierung und Nachvollziehbarkeit zur Personalverwaltung. (HUMERA)
Bereits vor der Einstellung verarbeitet HR viele personenbezogene Informationen.
Lebensläufe, Zeugnisse, Kontaktdaten und Interviewbewertungen müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Besonders wichtig ist dabei, dass Zugriffe nicht pauschal für alle Mitarbeitenden freigegeben werden, sondern sich an Rollen und tatsächlichen Aufgaben orientieren.
Eine integrierte Lösung wie humera Recruiting & Onboarding kann Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse innerhalb derselben HR-Umgebung abbilden.
Stammdaten bilden häufig die Grundlage zahlreicher weiterer HR-Prozesse.
Falsche oder manipulierte Informationen können deshalb Auswirkungen auf weitere Systeme haben – beispielsweise Payroll, Arbeitszeit oder Vertragsprozesse.
Die Integrität von Personaldaten ist daher ebenso wichtig wie ihre Vertraulichkeit.
Auch Arbeitszeiten und Abwesenheitsdaten sind personenbezogene Informationen.
Je nach Kontext können daraus Rückschlüsse auf Arbeitsverhalten, organisatorische Abläufe oder persönliche Situationen gezogen werden.
Unternehmen sollten daher definieren, welche Rollen welche Informationen sehen und bearbeiten dürfen.
HR-Dokumente werden häufig erstellt, freigegeben, gespeichert und über längere Zeiträume aufbewahrt.
Eine sichere Dokumentenverwaltung sollte deshalb nicht nur Zugriffsschutz, sondern auch Nachvollziehbarkeit gewährleisten.
Bei humera werden über Smart Document Dokumente erstellt, zugeordnet und revisionssicher archiviert.
Unzureichend geschützte HR-Daten können auf unterschiedliche Weise gefährdet werden.
| Risiko | Mögliche Folge |
|---|---|
| Unberechtigter Zugriff | Gehalts- oder Vertragsdaten werden von falschen Personen eingesehen |
| Phishing oder gestohlene Zugangsdaten | Angreifer erhalten Zugriff auf HR-Systeme |
| Zu weit gefasste Berechtigungen | Mitarbeitende sehen mehr Daten als für ihre Rolle notwendig |
| Fehlerhafte Datenänderungen | Stammdaten oder Dokumente werden unbeabsichtigt verändert |
| Fehlende Backups | Wichtige HR-Daten gehen verloren |
| Unsichere Exporte | Personaldaten liegen ungeschützt in Tabellen oder lokalen Dateien |
| Veraltete Systeme | Bekannte Sicherheitslücken bleiben bestehen |
| Unklare Prozesse | Sicherheitsvorfälle werden zu spät erkannt oder falsch behandelt |
ISO/IEC 27001 verfolgt deshalb einen risikobasierten Ansatz. Unternehmen sollen nicht einfach überall dieselben Maßnahmen einsetzen, sondern zunächst ermitteln, welche Risiken tatsächlich bestehen und wie relevant diese für die eigene Organisation sind.
ISO 27001 und Datenschutz sind nicht dasselbe.
ISO/IEC 27001 konzentriert sich auf Informationssicherheit. Datenschutz beschäftigt sich insbesondere mit der rechtmäßigen Verarbeitung personenbezogener Daten und den Rechten betroffener Personen.
Beide Themen überschneiden sich jedoch deutlich.
Eine sichere Verarbeitung personenbezogener Daten benötigt beispielsweise:
Deshalb kann ein strukturiertes Informationssicherheitsmanagement wichtige Voraussetzungen schaffen, um Datenschutzanforderungen organisatorisch und technisch umzusetzen.
Eine ISO-27001-Zertifizierung bedeutet jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Datenschutzanforderungen erfüllt sind.
Informationssicherheit ist ein wichtiger Bestandteil von Datenschutz – aber nicht dessen vollständiger Ersatz.
Nein, ISO/IEC 27001 ist nicht generell für jede HR-Software gesetzlich vorgeschrieben.
Unternehmen können die Norm freiwillig nutzen, um ein strukturiertes Informationssicherheitsmanagement aufzubauen oder von unabhängiger Stelle zertifizieren zu lassen.
Ob eine ISO-27001-Zertifizierung in einem konkreten Fall verlangt wird, kann allerdings von Kundenanforderungen, Ausschreibungen, Branchenvorgaben, Verträgen oder regulatorischen Anforderungen abhängen.
Gerade bei HR-Software kann ISO 27001 deshalb ein relevantes Auswahlkriterium sein – insbesondere dann, wenn große Mengen personenbezogener Daten verarbeitet werden.
Die entscheidende Frage sollte jedoch nicht nur lauten:
„Ist der Anbieter ISO-27001-zertifiziert?“
Sondern zusätzlich:
„Wie werden unsere konkreten HR-Daten und Prozesse tatsächlich geschützt?“
Eine Zertifizierung bestätigt, dass ein geprüftes Informationssicherheitsmanagementsystem die Anforderungen der ISO/IEC 27001 erfüllt.
Wichtig ist dabei der sogenannte Scope, also der Geltungsbereich der Zertifizierung.
Nicht jede ISO-27001-Zertifizierung umfasst automatisch sämtliche Produkte, Standorte oder Unternehmensbereiche eines Anbieters.
Wer eine HR-Software bewertet, sollte deshalb prüfen:
Die aktuell maßgebliche internationale Normversion ist ISO/IEC 27001:2022; in Deutschland ist die aktuelle nationale Fassung DIN EN ISO/IEC 27001:2024-01.
Rollen- und Berechtigungsmanagement ist für HR besonders wichtig.
Denn nicht jeder Mitarbeitende sollte auf dieselben Personaldaten zugreifen können.
Ein sinnvolles Konzept folgt häufig dem Prinzip:
Nur so viel Zugriff wie notwendig – und nur für die jeweilige Aufgabe.
Beispiele:
Mit der Personalverwaltung & Organisation von humera lassen sich Rollen und Berechtigungen innerhalb der HR-Umgebung abbilden.
Damit wird das Berechtigungskonzept zu einem zentralen Baustein der Informationssicherheit – nicht nur zu einer administrativen Einstellung.
Informationssicherheit bedeutet auch, Veränderungen nachvollziehen zu können.
Gerade bei Personaldaten sollte erkennbar sein:
Diese Nachvollziehbarkeit unterstützt nicht nur die Sicherheit, sondern auch interne Kontrollen und Compliance-Prozesse.
humera nennt für die Personalverwaltung ausdrücklich Historisierung und Nachvollziehbarkeit. Dokumente können über Smart Document außerdem revisionssicher archiviert werden.
Ja.
ISO/IEC 27001 ist grundsätzlich unabhängig davon anwendbar, ob Informationen auf eigenen Servern, in einer Cloud-Infrastruktur oder in hybriden Umgebungen verarbeitet werden. ISO nennt ausdrücklich papierbasierte, digitale und cloudbasierte Informationen als mögliche Schutzobjekte.
Bei Cloud-HR-Software sollte ein Unternehmen deshalb unter anderem prüfen:
Mehr zu den Unterschieden der Betriebsmodelle behandelt der Lexikoneintrag „Cloud oder On-Premises: Welches Betriebsmodell passt zu deiner HR-Software?“.
Der Betriebsort allein entscheidet also nicht darüber, ob ein HR-System sicher ist.
Eine HR-Plattform ist selten vollständig isoliert.
Daten werden beispielsweise mit Payroll-Systemen, Identity-Management, Zeiterfassung oder weiteren Unternehmenssystemen ausgetauscht.
Jede Schnittstelle erweitert jedoch auch den Bereich, der sicher gestaltet werden muss.
Unternehmen sollten deshalb klären:
humera stellt im Bereich Analytics & Automatisierung unter anderem Schnittstellen, API und Datenexporte bereit.
Gerade hier sollte Informationssicherheit nicht am Rand des HR-Systems enden.
Viele Sicherheitsvorfälle entstehen nicht ausschließlich durch technische Schwachstellen.
Auch menschliche Fehler können eine Rolle spielen:
ISO/IEC 27001 verfolgt deshalb bewusst einen ganzheitlichen Ansatz aus Menschen, Prozessen und Technologie.
Für HR bedeutet das:
Eine sichere HR-Software ist wichtig – aber genauso wichtig sind klare Verantwortlichkeiten, geschulte Mitarbeitende und verständliche Prozesse.
Bei der Auswahl einer HR-Lösung helfen konkrete Sicherheitsfragen mehr als allgemeine Aussagen wie „Unsere Software ist sicher“.
Eine mögliche Checkliste:
Damit lässt sich Informationssicherheit wesentlich konkreter bewerten als anhand eines einzelnen Zertifikats.
Bei HR-Software sollte Sicherheit nicht als separater Zusatz betrachtet werden.
Sie muss in die täglichen Prozesse integriert sein.
Die humera HR Suite verbindet Personalverwaltung, Recruiting, Zeitmanagement, Entwicklung und Dokumentation innerhalb einer gemeinsamen Umgebung.
Für Informationssicherheit besonders relevant sind dabei unter anderem:
Gerade ein integriertes System kann einen Vorteil bieten: Je weniger sensible Informationen zwischen E-Mails, Tabellen, lokalen Ordnern und verschiedenen Einzellösungen verteilt werden, desto einfacher lassen sich klare Verantwortlichkeiten und Zugriffsregeln umsetzen.
humera positioniert die Suite deshalb als gemeinsame Plattform für HR-, Dokumenten- und Organisationsprozesse statt als Sammlung voneinander getrennter Insellösungen.
| Frage | Kurzantwort |
|---|---|
| Was ist ISO 27001? | Ein internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme |
| Warum ist die Norm für HR relevant? | HR verarbeitet besonders viele personenbezogene und vertrauliche Informationen |
| Was sind die zentralen Schutzziele? | Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit |
| Ist ISO 27001 Pflicht? | Nicht grundsätzlich, kann aber vertraglich oder regulatorisch relevant sein |
| Ist ISO 27001 gleich DSGVO? | Nein, Informationssicherheit und Datenschutz überschneiden sich, sind aber nicht identisch |
| Ist eine Zertifizierung ausreichend? | Nein, zusätzlich sollten Scope und konkrete Sicherheitsmaßnahmen geprüft werden |
| Was ist besonders wichtig bei HR-Software? | Berechtigungen, Nachvollziehbarkeit, sichere Dokumente, Schnittstellen und klare Prozesse |
ISO/IEC 27001 ist ein internationaler Standard für Informationssicherheitsmanagementsysteme. Er beschreibt Anforderungen, mit denen Organisationen Informationssicherheitsrisiken identifizieren, bewerten, behandeln und kontinuierlich überwachen können.
Die drei zentralen Schutzziele sind Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Informationen sollen nur berechtigten Personen zugänglich sein, korrekt bleiben und dann verfügbar sein, wenn sie benötigt werden.
HR verarbeitet zahlreiche personenbezogene Informationen wie Kontaktdaten, Gehalt, Bankverbindungen, Verträge, Bewerbungsunterlagen und Leistungsdaten. Ein unberechtigter Zugriff kann daher erhebliche Folgen für Betroffene und Unternehmen haben. ISO nennt Mitarbeiterdaten ausdrücklich als zu schützende Informationswerte.
Nein. Eine ISO-27001-Zertifizierung ist nicht pauschal für jede HR-Software gesetzlich vorgeschrieben. Sie kann jedoch aufgrund von Branchenanforderungen, Verträgen, Ausschreibungen oder internen Sicherheitsvorgaben relevant werden.
Nein. ISO 27001 behandelt Informationssicherheit und ein systematisches Sicherheitsmanagement. Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Beide Themen überschneiden sich, aber eine ISO-27001-Zertifizierung ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung.
Die aktuelle internationale Ausgabe ist ISO/IEC 27001:2022. In Deutschland liegt sie als DIN EN ISO/IEC 27001:2024-01 vor.
ISMS bedeutet Information Security Management System. Es ist ein organisatorisches Managementsystem, mit dem Informationssicherheitsrisiken systematisch gesteuert und Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich überprüft und verbessert werden.
Ja. ISO 27001 gilt unabhängig davon, ob Informationen lokal, digital oder in der Cloud verarbeitet werden. Entscheidend ist, dass die Informationssicherheitsrisiken identifiziert und angemessen behandelt werden.
Besonders wichtig ist der Scope der Zertifizierung. Unternehmen sollten prüfen, ob die konkrete Software, die relevanten Standorte und die eingesetzten Services tatsächlich vom Zertifikat erfasst sind.
humera bietet unter anderem Rollen- und Berechtigungsverwaltung, Historisierung und Nachvollziehbarkeit, digitale Personalakten, revisionssichere Dokumentenarchivierung sowie Schnittstellen und strukturierte Workflows. Diese Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Zugriffe und HR-Prozesse strukturiert zu organisieren.
HR verarbeitet einige der sensibelsten Informationen eines Unternehmens. Deshalb darf Informationssicherheit nicht erst bei der IT-Abteilung beginnen.
ISO/IEC 27001 bietet einen systematischen Rahmen, um Informationsrisiken zu erkennen, Verantwortlichkeiten festzulegen und Schutzmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern.
Besonders relevant sind für HR die drei Schutzziele:
Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass nur berechtigte Personen Gehalts- oder Vertragsdaten sehen, Änderungen nachvollziehbar bleiben und wichtige Personalinformationen zuverlässig verfügbar sind.
Eine moderne HR Suite wie humera kann diese Anforderungen auf Prozessebene unterstützen – etwa durch Rollen- und Berechtigungsverwaltung, Historisierung, eine zentrale digitale Personalakte und revisionssichere Dokumentenprozesse.
ISO 27001 macht Informationssicherheit zu einem kontinuierlichen Managementprozess. Genau das ist bei Personaldaten entscheidend: Schutz sollte nicht punktuell erfolgen, sondern Teil jedes HR-Prozesses sein.